Tag - tổ chức sự kiện

(Tiếng Việt) Bài học phát triển sản phẩm từ Grab

Sorry, this entry is only available in Vietnamese.

Risk Management and Legal Issues in Event Organization

Event risk is defined as future incidents that have a negative impact on the event, or possibilities for the event to fail.

Event specialists are particularly sensitive to risk. In fact, it is very difficult for event organizers to create a perfect event. Because, there are countless possible risks. A single place, big thunder, new staff and volunteers, excitement in general … are potential pitfalls. Event managers abandon their advice on risk prevention as disaster and shorten their careers or the event industry. The rational assessment of potential hazards and preventive action is part of overall risk management. Note that the risk not only affects the main event. In many event materials, risk is the term used in the sense of financial and security risk, but this definition does not take into account issues in other areas of event management. can cause the event to fail. For example, fraud is a risk to be faced at many events. Incorrect introduction to the event by commercial or advertising is also a risk. Each risk can lead to financial and security issues during the event.

Risk management can be defined as the process of identifying issues, assessing and addressing them. It is a systematic, systematic approach that involves establishing context, identifying, analyzing, evaluating, processing, monitoring and sharing related risks with all functions, activities or processes. minimize losses and maximize opportunities.

Quản trị rủi ro và những vấn đề pháp lý trong tổ chức sự kiện

Risk management and legal issues in event organization

Risk classification in event organization

The risks in the event are plentiful and varied. To better identify the potential risks, risk classification should be conducted.

By project event progression:

Risk can occur at any stage of an event project.

It can be risky at the stage of ideas creation, coordination stage or in the process of organizing the program (suppliers do not deliver on time, technical problems related to equipment operation) or after the event ends.

Dividing by environmental impact:

Risks from the internal environment (internal risk of the organization, for example, inaccurate funding estimates, cost of ownership, lack of professionalism of the project team), and risks from the external environment (environment macro field).

By field:

Every aspect of the event has hidden potential risks. Here are the common areas of risk:

Administrative risk or management risk: This is the risk from the personnel involved in the organization, affecting the organization of the event, directly affecting all aspects of the event. Every stage of the event is completed under human influence, so every stage of the event can be affected by the personnel in charge. Accordingly, the determination of organizational structure and office layout should reduce the risk for workers.

Health and Safety Risks: Most risk management concerns this area. The damage prevention plan and safety control plan are an important part of any risk management strategy. Risks related to food hygiene and safety should be given specific attention.

Quản trị rủi ro và những vấn đề pháp lý trong tổ chức sự kiện

Risk management and legal issues in event organization

Risk Risks: Managing risks arising from the movement of people, selling alcohol and controlling noise.

Security Risks: The security plans for an event involve thinking about how to manage risk.

Marketing and public relations risk: The risk is very likely to involve bad ideas in advertising or misleading advertising. Advertising messages easily exaggerate the positive aspects of the event. That’s why event marketers, trying to present to the press the best ideas about the event. Consequently, attendees are not satisfied, because the event was not exactly what they advertised. Today, it is easy to lead the litigation. Event promoters must be aware of this and need to have a risk management plan. By its very essence, many traders are optimistic about their actions and tend to ignore potential risks. In addition, the risk from marketing can also occur due to the poor planning of communication tools. One example of this is the violent, roadshows of the game called “Heroes of Heroes” by FPT in 2008 met many criticisms, as teenagers The task of promoting this game is to sit on jeeps, dressed in rustic suits, murderous faces and pointing guns at pedestrians such as robbers.

Traffic Risks: Delivery, parking and public transportation contain potential dangers that need to be addressed.

Financial risk: fluctuations in interest rates, exchange rates ….

Risk from natural disasters: earthquakes, floods, storms, floods …….

Other risk: The speaker arrives on time; the contradiction of competitors at the venue to introduce new products of the company; Speakers are reporting suddenly ring the phone and then they answer the phone in the conference room (this risk is quite common in Vietnam); The lack of information and the lack of coordination of the organizers, the participants did not arrive on time (the case of the Egyptian Robocon team in the final Asia Pacific Robocon Final 2013 is a typical example), the host Failure to read the name of the guest or the wrong title invite them to dislodge and leave about …….

Classification by traditional management methods:

Operational risk (computer system failure, supply chain or operational processes fault, lack of speaker support devices, personal microphones, power outages) and strategic risk project, customer risk, industry risk).

Sort by origin:

Risks from the natural environment: Risks related to abnormalities in weather occur unexpectedly, affecting the organization that causes the event to fail (earthquake, tsunami …). It even affects the attendees and attendees.

Risks from the social environment: Due to changes in human values ​​and norms, changes in social structure, family.

Risks from the cultural environment: Risks related to “sensitivity” due to a lack of understanding of the differences in language, customs, beliefs and religions, communication and suspicion etiquette of parties involved in the event). For example, the event in the South Pacific that the term “rotting pig” would offend many cultures.

Risks from legal environment: Regarding legal procedures such as procedures, permits, regulations on customs and habits. For example, the Vietnamese state prohibits the gathering of crowds at public places. This can be considered as a common difficulty in organizing meetings, marches or roadshows.

Risks from the economic environment: Relate to negative changes from the economic environment leading to changes in interest rates, exchange rates, commodity prices.

In addition, W.O ‘Toole and his colleagues listed some of the risks that come from triggers such as:

Employees and suppliers do not know the duties or responsibilities.
Do not report progress, or staff and volunteers lack enthusiasm.
The working intensity of staff and volunteers is too high (over pressure).
Lack of personal responsibility for decision making.
Lack of collaboration from other departments.
Vulnerable suppliers.
Thus, risk can come from every time, everywhere, every field in the process of event management. For this reason, W.O “Took and associates say that the industry has many ups and downs as the event industry, so it must be managed in a continuous and complete manner.

A number of legal papers that the event company has assisted in organizing the program:


Ý tưởng cho tổ chức lễ giáng sinh hoàn hảo

Tổ chức tiệc thường niên dịp cuối năm sẽ là một dịp gặp mặt trò chuyện vui vẻ, giúp mọi người hiểu nhau và trở nên thân thiết hơn nếu bạn biết cách thực hiện nó đúng cách. Giống như tất cả các dự án tổ chức sự kiện khác, trọng tâm chính luôn hướng đến cảm nhận của những vị khách tham dự. Khi các vị khách của bạn có được sự trải nghiệm khoảng thời gian tuyệt vời tại sự kiện thì đó được gọi là thành công.
Điều thú vị diễn ra tại các bữa tiệc này là mọi người đều muốn được thoải mái và vui vẻ, do đó, nhiệm vụ của nhà tổ chức sự kiện là giữ được bầu không khí tự nhiên, vui tươi đó trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Cùng tham khảo một vài ý tưởng và hoạt động giúp bạn thực hiện điều đó nhé!

Vận dụng trò chơi trong tổ chức sự kiện – cùng đoán ông già Noel

Đây là một trò chơi đơn giản đảm bảo mang đến bầu không khí vui vẻ cho sự kiện. Hãy bí mật nhờ một trong số những vị khách hóa trang thành ông già Noel. Trong lúc sự kiện bắt đầu diễn ra, ông già Noel sẽ đến và trao những gói quà, gửi lời chúc mừng Giáng Sinh đến mọi người. Cuối cùng trò chơi của bạn được bắt đầu, hãy yêu cầu mọi người tham dự đoán ông già Noel tốt bụng này là ai? Và lý do để đưa ra câu trả lời đó là gì? Nhiều phần trả lời sẽ khiến mọi người phải phì cười đấy.
Bạn có thể đưa ra những giải thưởng nhỏ để khích lệ người chơi hoặc cũng đơn thuần là phần thưởng tinh thần – những tràn pháo tay giòn giả khích lệ mọi người.

Phần thưởng may mắn

Đây là một ý tưởng khác, bạn có thể áp dụng nó với bất kỳ mô hình nhóm nào. Một vài ngày nghỉ thêm hay phiếu quà tặng luôn làm mọi người hào hứng hơn đấy. Để thêm yếu tố may mắn cho giải thưởng lớn này, bạn có thể kèm theo câu hỏi phụ như đoán xem có bao nhiêu kẹo trong hủ chẳng hạn.

Giáng sinh vòng quanh thế giới


Các món ăn với những chủ đề cụ thể luôn là tâm điểm của những bữa tiệc.

Bên cạnh những món ăn chính đặc trưng của lễ Giáng Sinh, bạn có thể thêm vào thực đơn một vài món ăn của các nước. Một số lựa chọn phổ biến như món Mexico, Ý hay ẩm thực châu Á; hoặc lựa chọn các món ăn giáng sinh truyền thống từ một số quốc gia khác như Phần Lan, Thụy Điển hay Philippines.

Kết hợp với mục đích cao đẹp

Mùa nghỉ lễ chính là thời gian dành cho sự sẽ chia, hầu hết các công ty đều đưa thêm hoạt động ủng hộ từ thiện vào các sự kiện của mình. Buổi tiệc nhân dịp lễ cuối năm thường được ghi nhận là dịp tôn vinh những thành quả suốt một năm dài làm việc đồng thời đem đến những món quà đặc biệt gứi đến những trường hợp gặp nhiều thiếu thốn để họ cùng đón một kỳ nghi lễ vui vẻ và đầm ấm. Ví dụ như nếu công ty bạn là nhà bảo trợ cho nhóm trẻ em chẳng hạn, hãy đưa các em đến cùng đón Giáng Sinh cùng bạn. Một ý tưởng khác như việc tài trợ cho một số hộ gia đình, hãy để mọi người cùng chung tay giúp đỡ bằng cách mua một món quà nhỏ trong danh sách những vật dụng mà họ đang mong muốn. Tất nhiên là hãy để mọi thứ diễn ra một cách tự nhiện và tư nguyện nhất nhé.

Mang đến món tráng miệng của riêng mình

Đây là một trong những nét đặc biệt trong tổ chức tiệc lễ tết tại nước ngoài, nếu cảm thấy thích thú thì bạn cũng có thể áp dụng cho sự kiện của mình. Hãy lên danh sách một vài món tráng miệng đơn giản để mọi người cùng nhau trổ tài nấu nướng nhé.

Bất ngờ với sự góp mặt giữa người nổi tiếng

Sự góp mặt của người nổi tiếng luôn mang đến sự phấn khích cho người dự tiệc, vì vậy nếu ngân sách cho phép thì đây sẽ là một sự lựa chọn thú vị đấy. Khoảng thời gian từ mười đến mười lăm phút cho một phần trình diễn hoặc một buổi nói chuyện nhỏ được xem là thích hợp nhất.

Những món quà tinh nghịch


Giáng Sinh chắc chắn không thể thiếu những mòn quà.

Để tạo thêm nhiều bất ngờ thú vị, bạn có thể chuẩn bị nhiều món quà mang lại nhiều niềm vui hơn là có giá trị cao, các món quà này được chăm chút gói lại cẩn thận, đẹp mắt nhất có thể, tăng sự tò mò cho mọi người.
Những ý tưởng tốt nhất cho một buổi tiệc sự kiện nhân dịp lễ Giáng Sinh là làm sao để đảm bảo rằng mọi người luôn cảm thấy vui vẻ, nụ cười luôn hiện hữu trên mọi khuôn mặt. Hãy nhớ rằng, bạn không cần một ngân sách lớn mới có thể tổ chức buổi tiệc thành công. Luôn luôn sáng tạo và khuyến khích mọi người cùng tham gia. Bạn sẽ phải ngạc nhiên với tất cả sự sáng tạo của mình đấy!
Nguồn: m.event.net.vn

Những lưu ý giúp bạn tự tổ chức tiệc giáng sinh thành công

Event Channel – Để tổ chức một bữa tiệc Giáng Sinh nội bộ hoàn hảo và quy mô, bạn cần phải có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm tổ chức sự kiện. Sau đây là những lưu ý giúp bạn tổ chức một bữa tiệc Giáng Sinh thành công ở khâu lên kế hoạch, dự trù kinh phí.

1. Chọn ngày tổ chức tiệc

Giáng sinh là một khoảng thời gian bận rộn nhất trong năm cho nhiều người khi nói đến các sự kiện xã hội, vì vậy tình trạng thiếu chỗ khi đặt tiệc là rất dễ gặp phải. Điều đó có nghĩa, bạn phải đặt hay giữ chỗ càng sớm càng tốt và đặt sớm cũng giúp bạn có được giá cả phải chăng. Hãy nhớ rằng, bạn không thể làm hài lòng tất cả mọi người vì vậy tốt nhất là theo quy tắc “đa số” khi lựa chọn ngày của bạn. Thông thường, thứ Năm và thứ Sáu là phổ biến nhất, vì vậy, những ngày khác trong tuần có xu hướng sẽ được ưu đãi hay khuyến mãi. Một số công ty thậm chí còn tổ tiệc của họ trong tháng 1 để kết hợp chào mừng năm mới và quan trọng là họ sẽ được cung cấp giá tốt hơn.
Ở giai đoạn này, bạn cũng nên ra một email thông báo về bữa tiệc, thông tin chi tiết lúc này có thể không quan trọng. Cái chính là bạn cần thông tin về các yêu cầu khác biệt như: chế độ ăn uống đặc biệt hoặc dị ứng … Đây là lưu ý quan trọng mà bạn sẽ cần phải xem xét khi lựa chọn thực đơn cho buổi tiệc.

2. Dự trù ngân sách

Bạn sẽ chi bao nhiêu cho buổi tiệc này, đó chính là ngân sách tổ chức sự kiện. Bạn cần phải nắm rõ ngân sách trong quá trình lên kế hoạch càng sớm càng tốt. Ngân sách sẽ có một tác động rất lớn trong việc dự trù, xác định tất cả mọi thứ từ thức ăn, nước uống, âm nhạc, trò chơi và địa điểm.
Ngân sách phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô công ty và mục tiêu cũng như mong đợi của ban lãnh đạo. Hãy nhớ rằng bữa tiệc Giáng Sinh như một lời tri ân, động viên dành cho tập thể nhân viên trong công ty, vì vậy đối tượng bạn phải làm hài lòng là nhân viên, tuy nhiên bạn cũng phải chuẩn bị kỹ kế hoạch, đặc biệt là khoản ngân sách để thuyết phục được ban lãnh đạo. Và chìa khóa ở đây chính là “Tối ưu hóa ngân sách”.
Bạn cũng nên lưu ý thêm một điều là nên dành một ít trong ngân sách làm chi phí dự phòng. Những sự kiện dù quy mô nhỏ hay lớn cũng thường khó tránh khỏi chi phí phát sinh khi những bất ngờ và rủi ro xảy đến.

3. Chọn loại hình tiệc

Có rất nhiều loại hình tiệc Giáng Sinh mà bạn có thể nghĩ đến khi lên kế hoạch tổ chức. Và nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: vị trí, ngân sách, số lượng khách tham dự, và đội hậu cần cũng như khánh tiết … Sự kiện được tổ chức ban ngày, buổi tối hoặc cả hai. Hoặc bạn cũng có thể đặt tiệc, một event Giáng Sinh trọn gói, từng phần hay tự mình lên kế hoạch cho tất cả các khâu.
Nếu bạn tự lên tất cả các khâu từ trang trí, thực đơn, âm nhạc, trình diễn … thì bạn phải làm mọi thứ từ đầu và sắp xếp sao cho hợp lý. Sự dụng địa điểm tổ chức là nơi làm việc hay lựa chọn một điểm khác, tập hợp các nhà cung cấp khác nhau cho tất cả các bên liên quan như: hoạt động văn nghệ, âm nhạc, trình diễn, phục vụ … Ví dụ như: bạn đặt nhà hàng tin cậy nấu các món ăn, thuê lực lượng phục vụ riêng.
Sử dụng những gì có sẵn, chẳng hạn như ăn tối trong một quán hay nhà hàng, điều này khá là phổ biến với các công ty nhỏ. Nếu làm ở quán bar, sau tiệc, nhân viên có không gian nhảy múa, phần nữa các quán bar hay nhà hàng cũng có décor riêng cho Giáng Sinh. Tuy nhiên nếu công ty bạn lớn và đông nhân viên thì không gian quán bar có thể không phải là địa điểm lý tưởng. Nếu ngân sách công ty cho phép, bạn có thể đưa ra ý tưởng thay thế, chẳng hạn như du lịch trên biển thành phố, hội thảo nấu ăn, làm cocktail …
Một bữa tiệc Giáng Sinh trọn gói là bữa tiệc sẽ được tổ chức bởi bên mà bạn thuê địa điểm và nó sẽ được quản lý bởi điều phối viên bên nhà hàng. Thường thì họ sẽ trình bày theo một chủ đề, thực đơn và các trò chơi cũng được lên sẵn và nó sẽ được dùng để phục vụ cho các công ty khác nhau, hay cho khách hàng của họ mỗi đêm.
Một tùy chọn khác là thuê hẳn event agency để tổ chức từ a đến z. Đây là lựa chọn cho các công ty không có thời gian và nguồn lực để tự tổ chức một sự kiện từ đầu.

4. Địa điểm

Chọn lựa và giữ địa điểm phù hợp với event càng sớm càng tốt. Những lưu ý quan trọng cơ bản để chọn địa điểm thích hợp là: phí thuê phải phù hợp với ngân sách, khách dễ dàng tìm thấy, có bãi đậu xe, có bản chỉ đường trên Internet. Yêu cầu bên cung cấp báo giá dự trên mỗi yêu cầu và chọn lựa dịch vụ của bạn. Thảo luận với bên cho thuê địa điểm nếu bạn muốn họ trang trí cho bạn về những gì bạn sẽ cần phải thuê, chẳng hạn như: đồ nội thất , thiết bị giải trí , nhân viên vào ban đêm,…
Hãy sẵn sàng để thử và thương lượng chi phí. Nếu bạn không yêu cầu, bạn sẽ không nhận được. Và nếu bị từ chối giá ưu đãi thì bạn có thể thử đề nghị những thứ khác như một “extra” hay “add-ons”. Chắc chắn rằng về khoản thương lượng và đàm phán giá này, những chuyên viên tổ chức sự kiện có những bí quyết riêng và đó chính là lý do bạn cần họ.

Vật dụng và ý tưởng trang trí cho sự kiện giáng sinh

Event Channel – Dịp giáng sinh cũng trùng vào thời điểm cuối năm, là dịp để nhiều công ty, tổ chức chọn làm dịp tổng kết và tổ chức những buổi tiệc tùng, hội nghị. Trang trí không gian những buổi tiệc giáng sinh sao cho ấn tượng và tạo không khí Noel ngập tràn để tăng thêm phần thi vị cho sự kiện hẳn là một phần quan trọng không thể thiếu trong công tác tổ chức.
Trang trí không gian sự kiện gồm có nhiều hạng mục. Bạn có thể trang trí tất cả các phần nhưng cũng có thể chọn một điểm nhấn để trang trí, không nhất thiết phải bày biện mọi đồ vật liên quan đến giáng sinh ở mọi nơi, vừa tốn kém, vừa chiếm diện tích lại khiến cho khách mời không biết điểm nhấn của sự kiện ở chỗ nào. Một vài gợi ý những nơi nên trang trí mời các bạn tham khảo.

1. Cây thông – biểu tượng đặc trưng của Noel

Cây thông Noel là một biểu tượng đặc trưng của Giáng sinh, cây thông Noel làm không gian nhuốm màu lễ hội và tinh thần mọi người trở nên hào hứng hơn. Có nhiều cách trang trí cây thông Noel.
Có thể thiết kế cây thông bằng mica trong rồi chạy hệ thống đèn – như thế này tạo không gian ấm cúng và vẻ mới lạ cho cây thông truyền thống.
Hoặc nếu bữa tiệc có phong cách cổ điển thì hãy ưu tiên cây thông theo kiểu truyền thống, sử dụng hai màu đặc trưng của giáng sinh là xanh và đỏ. Hoặc dùng sơn trắng phủ như một lớp tuyết băng giá cũng rất đẹp mắt.
Cây thông noel được thiết kế theo hình ảnh chiếc nón Việt Nam, rất lạ mắt và độc đáo.
Chắc hẳn bạn chưa quên cây thông tương tác trong sự kiện giáng sinh năm 2013. Nhãn hàng Close Up lần đầu tiên mang công nghệ tương tác kết hợp với màn hình led tạo thành cây thông khổng lồ với sắc xanh quen thuộc.
Hoặc sang trọng hơn nữa, cây thông được kết từ hàng ngàn hạt đá giống như thế này không thể không khiến cho khách tham dự trầm trồ thán phục.

2. Trang trí lối vào

Quan trọng thứ hai sau cây thông Noel là lối vào của sự kiện, vì nhìn vào mọi người sẽ cảm nhận được không khí buổi tiệc. Nếu trang trí không ấn tượng thì bạn sẽ chẳng khiến khách tham dự nhớ đến sự kiện của mình.
Đặt một số cây thông hoặc dải lá thông xung quanh cửa vào, gắn hệ thống đèn màu vàng và các trái châu, nơ đỏ trang trí. Nếu không có điều kiện thiết kế một lối vào hoành tráng, bạn có thể dùng bong bóng màu xanh và đỏ để dựng thành một cổng vào mang hơi hướm giáng sinh rồi.
Với những lối vào xinh đẹp như thế này, làm sao khách tham dự có thể cưỡng lại sự thích thú.

3. Trang trí tường và trần

Nếu như bạn không có điều kiện để tạo ra một cây thông lớn đặt trong không gian sự kiện thì hãy tận dụng tường và cầu thang để trang trí các phụ kiện nhỏ nhưng vẫn làm nổi bật được không khí giáng sinh đặc trưng. Một số gợi ý khi làm đẹp cho các bức tường và tay vịn cầu thang.
Những đám mây tuyết bềnh bồng trong không gian
Hay những vòng nguyệt quế treo một cách không có trật tự trên tường
Những tấm thiệp ghi lời chúc ấm cúng có thể là món quà outdoor cho khách mời

4. Trang trí bàn tiệc

Bàn tiệc giáng sinh thường được nhà hàng phục vụ theo phong cách Tây với các món ăn truyền thống nhưng phù hợp với khẩu vị Việt Nam. Biến bàn tiệc thành một không gian Giáng sinh thu nhỏ cũng là một điểm nhấn thú vị.
Có thể chỉ cần một vài cây nên và nhánh khô cũng tạo ra một vẻ đẹp thanh lịch như thế này
Nến trên bàn tiệc giáng sinh luôn là lựa chọn của những người tổ chức tiệc
Khăn ăn cũng có thể biến hình thành “tất” giáng sinh

5. “Thổi” Giáng sinh vào không gian

Nếu như bạn nghĩ phải có cây thông, phải có vòng nguyệt quế, phải có tất thì mới là Giáng sinh? Nhưng nhiều khi chỉ cần sáng tạo và liên tưởng một chút thì bạn vẫn “thổi” được Giáng sinh vào trong không gian qua cách sắp xếp.
Tuyết làm từ muối hoặc hạt xốp bỏ trong lọ thủy tinh và cắm vài cành khô, đã thấy mùa đông ngập tràn trong căn phòng rồi đấy.
Những hộp quà lung linh này, chẳng phải dành cho tiệc Giáng sinh hay sao. Kiểu trang trí này phù hợp với các khách hàng trong lĩnh vực thời trang, làm đẹp.
Một vài gợi ý trên đây hi vọng sẽ giúp bạn có nhiều ý tưởng mới lạ để trang trí cho buổi tiệc hay sự kiện Giáng sinh ấn tượng và đáng nhớ.

Tổ chức tiệc Giáng Sinh cho công ty và những điều cần lưu ý

Event Channel – Không khí Giáng sinh đã bắt đầu len lỏi vào trong từng ngóc phố. Những hình ảnh chú tuần lộc, cây thông Noel, vòng nguyệt quế,… đã xuất hiện trên con phố Hàng Mã. Nếu bạn được giao nhiệm vụ tổ chức tiệc cho công ty mà chưa tìm được ý tưởng. Hãy tham khảo bài viết của Event Channel nhé.

1.Lựa chọn địa điểm tổ chức:

Tùy thuộc vào mong muốn và số lượng người tham dự chúng ta sẽ đưa ra địa điểm thích hợp. Văn phòng làm việc, nhà hàng địa phương , khách sạn, một quán bar hoặc quán karaoke là những lựa chọn bạn nên ghi chú lại.
Tổ chức tại văn phòng hoặc khách sạn là lựa chọn an toàn, toát lên sự sang trọng và chỗ đứng của công ty. Tuy nhiên vì chính sự sang trọng và nghiêm túc đó có thể khiến bữa tiệc trở nên cứng nhắc. Người tham dự không thể vui vẻ hết mình.
Quán bar, quán karaoke sẽ mang đến một không khí hoàn toàn mới lạ cho mọi người tham gia bữa tiệc. Một bữa tiệc đậm chất “party của Châu Âu” với âm nhạc vui nhộn, trò chơi thú vị cùng với đồ ăn nhẹ. Đặc biệt tại quán bar vào các ngày lễ thường có “special menu” phục vụ riêng để tạo điểm nhấn. Lưu ý duy nhất khi tổ chức tại bar, karaoke đó là tính cách của những người tham dự. Vì phong cách có phần “Tây”, thích hợp với người hướng ngoại, ưa nói chuyện, giao tiếp trong đám đông. Nếu công ty có nhiều người hướng nội, hiệu quả chưa chắc đã được như ý muốn. 
Giáng Sinh tại một quán Karaoke Biên Hòa

2. Lên chương trình:

Nên chia chương trình thành ba giai đoạn: mở đầu, giữa chương trình và kết thúc. Mở đầu nên có lời giới thiệu chương trình và một vài tiết mục văn nghệ nhẹ nhàng. Bạn tổ chức phải cân nhắc ở giữa chương trình cần những trò chơi gì, chọn nhạc thế nào, giao lưu đám đông, tách nhóm nói chuyện, có cần tiết mục văn nghệ nữa không,… Thường sử dụng các trò chơi bốc thăm máy mắn hoặc trao quà ở cuối chương trình để kết thúc buổi tiệc. Đây là cách làm khôn khéo mà không khiến bữa tiệc bị cụt. Mọi người khi ra về đều có dư âm đọng lại.
Cần tránh đề cập quá nhiều đến công việc hoặc bức xúc trong cuộc sống để duy trì sự thoải mái trong suốt bữa tiệc.

3. Phân công công việc:

Cuối năm là thời gian mọi việc khá dồn dập. Vậy nên nếu không thể tự mình gánh vác tất cả các công việc bạn nên thuê một công ty tổ chức sự kiện để tránh áp lực cho bạn và các đồng nghiệp.

4. Thiệp mời:

Khi các công đoạn đã chuẩn bị gần ổn định, hãy gửi đến toàn thể nhân viên thiệp mời đi dự bữa tiệc Giáng sinh thân mật của công ty. Không nên ép buộc tất cả nhân viên đều phải tới vì cuối năm mỗi người có một mối bận tâm riêng. Thiệp mời sẽ làm tăng sự gần gũi, thân thiết của mọi người trong công ty.
Event Channel chúc các bạn có một Giáng sinh vui vẻ!

Các loại máy dùng trong tổ chức sự kiện

Event Channel – Ngày nay, việc sử dụng hiệu ứng trong tổ chức sự kiện là một công đoạn không thế thiếu. Ngoài màn hình, đèn chiếu, âm thanh… là những thành phần cơ bản cho chương trình. Bên cạnh đó còn có những hiệu ứng như phun khói, phun sương, phun bong bóng và lạ mắt hơn là phun tuyết cũng góp phần không nhỏ trong việc tạo nên thành công của mỗi tiết mục nói riêng và cả chương trình nói chung.

1. Máy tạo khói:

Máy tạo khói (smoke machine) là một thiết bị quan trọng cho ánh sáng sân khấu, không có nó, ánh sáng mất đi 50% độ sáng và độ thẩm mỹ. Màn khói tạo ra có tác động cản ánh sáng đèn lại, tạo thành luồng, sân khấu sẽ rực rỡ hơn, chưa kể những lúc tạo hiệu ứng mạnh.
Khói trên sân khấu được tạo bởi nhiều cách khác nhau. Có thể kể ra các loại như: dùng băng khô (CO2 thể rắn), cho băng khô vào nước nóng hay hơi nước sôi, băng khô bay hơi làm lạnh hơi nước đột ngột tạo các hạt băng nhỏ màu trắng lơ lửng trong không trung, loại khói này chỉ bay là là mặt sàn diễn. Thường thường khói được tạo ở chân bậc thang hoặc nền sàn diễn, hoặc dùng Nitơ lỏng, nitơ lỏng bay hơi cũng sinh khói trắng. Quạt được sử dụng để thổi nitơ vào vùng cần tạo khói. Còn một cách khác để sử dụng máy tạo khói cùng với  hỗn hợp các chất glycerine/glycol/dầu khoáng và nước cất, pha trộn hàm lượng khác nhau. Các chất này để tạo nhiều hiệu ứng khói khác nhau (đặc, lâu tan, bay cao, hạ thấp).
Hình ảnh máy tạo khói sử dụng trong các sự kiện
Tuy nhiên khi sử dụng máy tạo khói nên chú ý vào quy mô của chương trình mà dùng loại máy có công suất phù hợp nhất để tạo nên một buổi biểu diễn hoàn hảo. Hơn nữa, cần lưu ý vào loại khói mà máy tạo ra, thông thường những hóa chất tạo khói, nếu đúng tiêu chuẩn, qui cách, thì hoàn toàn không độc hại (non toxic), hít thở thoải mái không bị ngộp.

2. Máy tạo tuyết: 

Máy phun những bọt xà phòng nhỏ li ti kết dính lại, trông xa giống tuyết rơi. Số lượng bông tuyết được điều chỉnh cho phép sản xuất số lượng khác nhau từ chế độ tuyết rơi nhẹ hay nặng hạt và dày đặc. Để tạo ra tuyết, người ta sử dụng một loại hóa chất, gắn vào máy và các cửa phun sẽ phun ra thành những bọt như tuyết.
Máy tạo tuyết tạo ra bầu không khí huyền ảo
Máy phun tuyết thường được thiết kế gọn nhẹ, dùng nhiên liệu lỏng chuyên dụng. Tuyết có màu trắng đẹp, không độc hại, dùng chủ yếu trong các chương trình sân khấu ca nhạc đêm Giáng Sinh, văn nghệ, giải trí,… Tiết mục sẽ trở lên hấp dẫn và chuyên nghiệp hơn bởi những cánh tuyết bay lướt nhẹ lãng mạn trên sân khấu.
Khi phun tuyết thì bọt tuyết sẽ rơi xuống sàn, vì vậy cần lưu ý khi diễn viên, ca sĩ phải di chuyển trên sân khấu thì nên thiết kế sân khấu bằng loại sàn hạn chế trơn, tránh trượt ngã. Người tổ chức cần lưu ý điều này để nhắc nhở nhân sự trên sân khấu.

3. Máy phun sương:

Trong một buổi diễn hay một sự kiện nào đó thì sương mù được sử dụng để làm tăng vẻ huyền bí, tăng cường hiệu ứng và độ rõ của các tia sáng do các loại đèn moving head và đèn scanner tạo ra. Máy thường được sử dụng trong các chương trình biểu diễn nghệ thuật như ca nhạc hay diễn kịch…
Chương trình sử dụng máy phun sương khiến sân khấu trở nên huyền ảo hơn
Các nhà tổ chức sự kiện thường dùng máy phun sương được làm từ đá khô. Loại máy này tạo ra các làn sương dày nằm sát sân khấu khiến người biểu diễn trở nên huyền ảo và dễ thu hút người xem hơn. Cũng cần lưu ý về quy mô của sự kiện để lựa chọn máy phun sương cho phù hợp. Một sân khấu nhỏ mà sử dụng loại máy có công suất lớn sẽ khiến tầm nhìn bị ngộp. Hiệu ứng mờ ảo muốn đem đến bị phản tác dụng.

4. Máy phun bong bóng:

Máy phun bong bóng hay được dùng chung với máy bắn kim tuyến, hoặc dùng để tạo hiệu ứng riêng lẻ. Máy phun bong bóng thường sử dụng trong các sự kiện như đám cưới hoặc những sự kiện cho thiếu nhi. Sân khấu thuận lợi nhất là ở ngoài trời. Khi đó ánh sáng tự nhiên, gió, khung cảnh xung quanh sẽ tạo nên một phông nền tuyệt nhất cho việc sử dụng máy phun bong bóng.
Máy phun bong bóng thường được dùng trong các chương trình của trẻ em
Máy sử dụng hóa chất như xà phòng để phun qua các cửa phun. Ở từng cửa có các hình quạt với vòng tròn nhỏ để thổi thành bong bóng xà phòng. Máy phun bong bóng có từ 1 – 2 cửa. Máy chuyên nghiệp có thể có đến 4 cửa phun.
Vì đây là sản phẩm có sử dụng hóa chất nên khi dùng cần lưu ý đến khan giả, nhất là trẻ em. Có thể nhắn trước với MC nhắc khéo các em nhỏ từ đầu giờ về việc không nên cầm, nắm, để bóng bay vào mắt.
Bốn loại máy được kể trên là các loại máy cơ bản thường được sử dụng trong các sự kiện. Mặc dù không còn mới nhưng cách áp dụng như thế nào trong sự kiện lại mang đến những sự trải nghiệm khác biệt trong lòng khán giả. Người làm sự kiện thông minh là người biết sử dụng công nghệ để làm mới cách thức truyền đạt của mình.
            TRAN TRA